Progetto realizzato

Un viaggio per ottimizzare e migliorare la gestione di trasferte e note spese

Per gestire le trasferte e le note spese Sapio ha scelto il software ZTravel Zucchetti. Il progetto è stato realizzato da Zucchetti con il supporto Direzione Sistemi Informativi, Direzione HR e Direzione Amministrazione Finanza e Controllo. Le soluzioni adottate, all’insegna della costante digitalizzazione dell’azienda, hanno realizzato un nuovo modo di vivere l’azienda da parte dei collaboratori consentendo al contempo un significativo risparmio di tempo e una proficua ottimizzazione dei costi.
Il processo infatti è completamente digitale in tutte le fasi, sia nella gestione delle spese di trasferta che nelle attività di back office. La rendicontazione delle spese è ottimizzata anche grazie all’utilizzo dell’App mobile, che permette al trasfertista di fotografare e inviare i giustificativi quando è ancora in viaggio, grazie all’importazione dei titoli di viaggio emessi dalla travel agency e alla totale integrazione con i più diffusi sistemi di pagamento elettronico aziendale. Inoltre, l’integrazione con i sistemi di conservazione digitale dei documenti, ha permesso di ottenere la completa dematerializzazione del processo.

Sapio si avvaleva già precedentemente di un partner per il controllo delle note spese. Una volta avviato il progetto, ha deciso di affidarsi a Zucchetti anche per questo ambito così da poter sfruttare al meglio la sinergia che può crearsi tra il produttore del software e gli operatori del servizio di controllo delle note spese, per migliorare i processi o apportare modifiche alla parametrizzazione della soluzione. L’affidamento del servizio di controllo delle note spese in outsourcing ha permesso di liberare risorse interne da attività non core, disporre di risorse specializzate sul processo e ottenere la garanzia di continuità del servizio.